ניהול זמן

מנהלים, לפני שאתם ניגשים לקריאה וגוללים את הדף מטה, קחו בבקשה הפוגה קצרה של דקה או שתיים ונסו להיזכר ב-10 הדקות האחרונות אותן הקדשתם לניהול זמן – המשאב היקר ביותר לאדם, ולמנהלים בפרט. 10 דקות, נטו.

בסוגריים, הישיבה שדחיתם ביומיים רק כדי לפגוש לקוח שדורש טיפול מיידי זה ניהול יומן. להבדיל, ניהול זמן הוא תהליך תכנון מקדים של הזמן במטרה למקסם את הפרודוקטיביות והאפקטיביות.

ניסיתם להיזכר? מתקשים? במקרה של תשובה חיובית, באורח אבסורד, אתם בצד של הרוב.

בתחום ניהול הזמן, רוב המנהלים – מנוהלים.

מנהל הוא הדמות המובילה והמנהיגה של תחום בארגון, ובידיו הסמכות והאחריות במסגרת זו. לפיכך, הוא הצומת אליו מתנקזת האינפורמציה, אותה יש לרכז, לנתח ולתרגם לפרויקטים, לתהליכים ולמשימות אשר משרתים את מדיניות ומטרות הארגון. פוזיציה זו, באורח מובנה, מייצרת דינמיקה אינטנסיבית ואף תחושות דחק. הזמן, בהיותו מתכלה ומוגבל, תמיד יהיה משאב חסר ביחס לנדרש בתפקיד.

דינמיקה זו היא אתגר תמידי. ברוב המקרים, הקשב מתפזר בשל אינספור אילוצים והסחות אשר המציאות מייצרת ומופנה ברובו אל הטיפול במשימה הדחופה הבאה. משימות חשובות, אפילו אסטרטגיות, נדחות ונדחקות שוב ושוב. אנו רוצים לחסוך ימים ומבזבזים חודשים. בטווח הארוך, המחיר של התנהלות מבוססת תגובה בלבד הוא גבוה.

מאמר זה יציג שורה של המלצות ניהול זמן אשר אספתי במרוצת השנים האחרונות מאת מגוון מקורות –

הגשמה פנימית

קודם להמלצות אודות ניהול זמן, חובה לבחור תחום ומסלול קריירה אשר תהיה בהם הגשמה פנימית (לצד פרנסה ואיזון אשר משלימים את השילוש). קריירה מבוססת הגשמה אישית מייצרת תחושות הנאה, סיפוק ונחת, אשר מזינות את המוטיבציה ומשביחות את התפוקות ואת התוצר. "למה?" אני בתפקיד או בתחום היא השאלה הראשונה, ורק אחריה ניתן להתקדם לשאלה "איך?" אני מתנהל בו.

סימון מטרות אסטרטגיות

השלב הראשון בניהול זמן הוא סקירה וניתוח התחומים והממשקים אשר מצויים תחת מסגרת התפקיד, וסימון המטרות האסטרטגיות (האבנים הגדולות, וידאו מאת מאיר קאי) אליהן נרצה להתקדם בנחישות ובהתמדה. סימון המטרות האסטרטגיות יבטיח הפניה מקסימלית של הזמן והקשב לתהליכים אשר משרתים אותן. מטרות פורטים לתהליכים, תהליכים פורטים למשימות.

דוגמה: מטרה אסטרטגית – שילוב טכנולוגיה חדשה ומתקדמת אשר תצמצם בהדרגה את כמות כוח האדם באתר. בהתאם, הזמן והקשב יופנו למשימות רלוונטיות כגון סקר שוק, ביקור בכנסים ובהרצאות, פגישות ספקים, סיורי שטח באתרים דומים וכד'.

תכנון מקדים, יישום ובקרה

השלב השני בניהול זמן הוא תכנון מקדים, בטווחים הקצר, הבינוני והארוך.

בטווח הקצר, מומלץ לשריין חלון זמן יומי של 10 דקות לתכנון יום המחרת. במסגרת תכנון זה, נבנה את סדר הקדימויות ואת המשימות הנגזרות בהספק ריאלי – משימה אחת גדולה איתה יתחיל היום, בפרק הזמן בו הקשב והאנרגיה ברמות הגבוהות, ו-6-5 משימות קטנות יותר.

דוגמה: המשימה הגדולה מחר בבוקר תהיה סקר שוק מקיף של רשת מצלמות אנליטיקה, לרבות פיתוחים חדשים כגון תוכנות שליטה ובקרה. בהמשך, משימות שוטפות לפי סדר קדימויות. בחלק האחרון של היום, סיור שטח אצל קולגה שבאחרונה יישם מהלך דומה.

חשוב לגלות מחויבות כלפי התכנון וליישם אותו כך שבמרוצת הימים יהיה להרגל.

בסוף היום, לפני חלון הזמן של תכנון יום המחרת, יש לקיים בקרה לגבי התשומות וההספק באותו יום וליזום התאמות חדשות לפי צורך.

המתודה זהה גם בתכנון לטווחים הבינוני והארוך.

להזיז את המחט (Move The Needle)

סדר הקדימויות של מנהל, לפיו מתקיימת הבחירה של 'המשימה הבאה', צריך להיות תחת שיקול של ייצור מקסימום אימפקט במינימום תשומות זמן, אנרגיה וכסף. מנהל חייב להפנות את הזמן והקשב למשימות המקדמות ביותר.

דוגמה: בסדר הקדימויות, פגישה אצל לקוח פוטנציאלי חדש תמיד תקדים פגישה תקופתית אצל לקוח קיים.

שגרה יומית ותקופתית

ביסוס שלד יציב של משימות חשובות חוזרות בתוך היומן, תוך הצמדה של משימות דומות בחלון אחד. שלד זה יקדם סדר יום מובנה אשר יבטיח שליטה בהספק הנדרש תחת לוח זמנים. כך, במקום לחפש חלון זמן פנוי להקדיש למשימות החשובות הללו, בין המשימות המאולצות, המשימות המאולצות ישולבו ביומן ביניהן. יוזמה להבדיל מתגובה.

דוגמה: מידי יום, בחלון הזמן 13:00-12:00, בדיקה של דו"חות הבקרה מהיום הקודם.

מינימליזם

כאמור, מנהל הוא צומת. בין היתר, גם של ניתוב משימות. מומלץ לצמצם למינימום הנדרש את סדר היום תוך ניתוב מקסימום משימות לגורמים אחרים, זאת במטרה לרכז את הזמן והקשב במשימות החשובות והמקדמות בלבד. להזיז את המחט.

• "לא". מומלץ לדחות בנימוס טיפול במשימות זניחות, השתתפות בפגישות או בישיבות סרק וכד'. במקרה הצורך, יש לקיים פגישות וישיבות בהשתתפות מצומצמת (בסיס חייב) ובזמן מוגבל. יש להכין מראש מטרות, חומרים, שאלות וכד'.
• האצלה, תוך ליווי ובקרה. האצלה מכילה יתרונות רבים נוספים בהיבט ניהול, פיתוח ושימור כוח אדם, אבל נכון יהיה להרחיב במאמר נפרד.
• מיקור חוץ, בהינתן תקציב, תוך ליווי ובקרה. בתשלום אחד תקנו גם זמן וגם מומחיות.
• אוטומציה. משימות ברמה הטכנית אשר חוזרות בתדירות גבוהה מומלץ להמיר באוטומציה.
• שקיפות. גלו שקיפות הן כלפי המנהלים, המקבילים והכפופים לכם לגבי מסגרות הזמנים שיש לכם כדי להקדיש למשימות חדשות, לבקשות וכד'. שיקוף מייצר אמון, אמון מייצר הבנה והכלה.

אינבוקס אחד (One Inbox)

רוב המנהלים אשר חווים ריבוי משימות, מפזרים תזכורות לגביהן בין רשימות שונות – זו ביומן, זו בדואר האלקטרוני, זו בוואטסאפ, זו בפתק וכו'. התוצאה היא משימות מפוזרות אשר מייצרות שיבוש של התכנון המקדים. הזמן והקשב מתפזרים איתן וההספק דל.

מומלץ ליצור רשימה אחת בלבד (אינבוקס) אליה תזינו את כל המשימות. רשימה אחת בלבד תבטיח קריאה של התמונה המלאה ואפשרות לגבש סדר קדימויות.

אישית, אני משתמש בתוכנה Trello.

פירוק משימות גדולות

מומלץ לפרק משימות גדולות (חשובות, תקופתיות, פרויקטים וכד') לשורה של משימות קטנות, ואז גם אותן ניתן להריץ שוב בסבב ניתוב משימות.

משימות קטנות מייצרות מיקוד, תחושות הספק והתקדמות, ומומנטום חיובי.

דוגמה: משימה גדולה של גיוס מנהל אזור חדש ניתן לפרק למשימות קטנות כגון אפיון התפקיד, פרסום משרה בלוחות דרושים, סינון קורות חיים, ראיונות טלפוניים, תיאום ראיונות פרונטליים וכן הלאה.

ניהול יומן

• מומלץ לנהל יומן אחד בלבד, משולב ביומן האישי, זאת כדי לקבל תמונה מלאה ורחבה של סדר היום ולוח הזמנים. חשוב להקפיד ליצור איזון ולהקדיש זמן למשפחה, לתחביבים, למנוחה וכד'.
• כאמור, מומלץ לשריין חלונות זמן לצורך תכנון מקדים ולצורך שגרה של משימות חשובות חוזרות.
• מומלץ לבנות לוח זמנים מרווח אשר יותיר מראש מרחב תמרון במקרים של בלת"מ. כך, אילוצים יגרמו מינימום שינויים ומינימום נזק.
• מומלץ לשריין משימות אשר הטיפול בהן הוא ברמת שיחה טלפונית לזמני הנהיגה ברכב.
• מומלץ לבנות יומן ויזואלי אשר ישקף לכם בקלות את סדר היום ואת מרחב התמרון בו. לדוגמה: חלונות אישיים בכחול, חלונות לצורך פגישות וישיבות באדום, חלונות לצורך משימות חוזרות בכתום וכו'.

ריכוז אופטימלי (Deep Work)

FOMO היא חרדה חברתית של פחד מהחמצה אשר נפוצה ברמות משתנות אצל בני דורנו. הרצון להיות שותף בחוויה, תמיד בתמונה ותמיד בקשר, מוביל לקשב אוטומטי לאינספור ההתראות המתקבלות מהטלפון והמחשב במהלך היום, ולקושי בדחיית סיפוקים. התראות יוצרות הסחות, הסחות יוצרות הספק דל.

JOMO היא האלטרנטיבה החדשה בה המילה הראשונה היא Joy, להבדיל מ-Fear. ריכוז אופטימלי נטול הסחות חיצוניות.

• חוק ה-80/100. תנו 100% ב-80% מהזמן, להבדיל מ-80% ב-100% מהזמן.
• שולחן נקי פיזית מפריטים בלתי רלוונטיים למשימה ספציפית.
• במהלך טיפול במשימה, ניתוק יזום מהאינטרנט במקרים בהם הוא בלתי נדרש.
• השתק התראות המתקבלות מהאפליקציות בטלפון ובמחשב. דוגמה: השתיקו את התראות הדואר האלקטרוני, הרשתות החברתיות למיניהן וכד', והיכנסו אליהן רק באופן יזום ומדוד, בגמר המשימה.
• צמצום כמות הלשוניות הפתוחות בדפדפן האינטרנט למינימום הנדרש.
• משימה מתחילה, מטופלת ומסתיימת ברצף, בלי דילוגים בין משימות שונות. הקשב והריכוז במשימה אחת בלבד יבטיח גמר מהיר יותר ואיכותי יותר. מולטי-טאסקינג הוא מוקש.
• מנהלים אשר תפקידם מחייב זמינות מלאה, 24/7, יכולים דרך הגדרות הטלפון לקבל שיחות רק מקווים מסוימים. דוגמה: שיחות נכנסות רק מהמוקד ומדרג המטה.

ניקוי שולחן

• אינבוקס אחד בלבד וסבבים של ניתוב משימות דרך סט הכלים אשר הוצגו קודם – ביטול, האצלה, מיקור חוץ, אוטומציה וכד', בניסיון תמידי לנקות אותו ל-0. נכון, 0 משימות להמשך טיפול ברשימה זו ציפייה בלתי ריאלית, אבל החתירה אליה תבטיח את המיקוד הנדרש למשימות החשובות והמקדמות בטווח הקצר.
• 'חוק שתי הדקות' של דיוויד אלן – משימות נכנסות אותן ניתן להשלים בחלון זמן של שתי דקות, יש לטפל בהן מיידית ולנקות מהאינבוקס.
• 'Done is better than perfect' – מוטב להשלים משימה באופן טוב ומספק מאשר להשאיר אותה באינבוקס רק כדי להשלים אותה באופן מושלם, אשר בלתי מושג באמת.
• מחסומים – במקרים בהם נתקלים במחסום אמיתי, בקושי להתקדם במשימה, מומלץ לשחרר, להניח לה זמנית ולחזור אליה מאוחר יותר. הניתוק הזמני מאפשר למוח להתמודד איתה במצב מנטלי נינוח יותר ומחזק את הסבירות לפרוץ את המחסום בדרך אחרת.

טכנולוגיה

מרבית ההמלצות ברשימה זו קיימות גם בדמות פתרונות טכנולוגיים כגון תוכנות לניהול משימות, אוטומציה של תהליכים, חוסמי אתרים והתראות וכו'. תלמדו ותנצלו אותן.

מומלץ להכיר את הקהילה של סופרטולס.

בזבוז זמן פרודוקטיבי

מחשבות מבריקות ומקדמות מגיחות אלינו גם במהלך חלימה בהקיץ, ארוחת צהריים, האזנה לשיר, ריצה, מקלחת וכד'. מחקרים מלמדים שגם במהלך הזמנים הללו, של הפוגה מהאינטנסיביות, המוח ממשיך להריץ את אותן מחשבות. ההפוגות הללו חשובות שהרי יש בהן כדי לשחרר את המוח ולתת לו מקום לגלות גמישות ויצירתיות, ובנוסף, גם לשמר את האיזון הנדרש בחיים ואת השפיות.

ניצחונות קטנים

כאמור, פוזיציה של מנהל, באורח מובנה, מייצרת דינמיקה אינטנסיבית ואף תחושות דחק. לפיכך, חשוב ורצוי להקדיש זמן גם כדי לחגוג ניצחונות, אפילו קטנים. היכולת להאט, לתת מקום לתחושות הסיפוק והנחת, נותנת אשרור לדרך הנבחרת ומוטיבציה להמשיך בה באותה נחישות והתמדה.