מהימנות עובדים

– "אתה בטוח שאתה רוצה לקבל ממני חוות דעת לגבי ישראל?"

– "כן, בהחלט. הוא ציין בפני שאתה היית המנהל הישיר שלו בבנק, והיום הוא מועמד לתפקיד בבנק אחר".

כך התחילה שיחה שקיימתי מול סגן מנהל סניף בנק איתו יצרתי קשר טלפוני לצורך חוות דעת אודות מועמד לתפקיד ניהול בבנק אחר.

הקדמה

לאורך שנים רבות, החל משנות השמונים המוקדמות אל ראשית שנות האלפיים, הליכי מהימנות העובדים בשוק הפרטי היו בלתי שגרתיים ובלתי סדורים, הן ברמת מדיניות החברות והן ברמת התיקוף המשפטי.

היו חברות שהכירו בצורך ובחשיבות סינון העובדים, אבל רובן הסתפקו בהליכים בסיסיים במסגרת ראיונות של מחלקות משאבי האנוש. נכון, היו שאלונים, היו בדיקות פוליגרף ואפילו בדיקות גרפולוג, אך גם הכלים האלו היו בשימוש פחות מהנדרש כדי להבטיח את מהימנות העובדים.

בשנת 2002 התרחש האירוע המכונן בתחום מהימנות העובדים בישראל –

בחודש מאי 2002 התייצבה סגנית מנהלת מחלקת ההשקעות של הבנק למסחר, אתי אלון, בליווי פרקליטיה, במשרדי מחלק ההונאה של מחוז תל אביב. אתי אלון גוללה בפני החוקרים את סיפורה המוכר היום, אך המטלטל דאז, אודות מעילה של 254 מיליון ₪ בכספי לקוחות הבנק.

אירוע זה היה הקו שחצה בין כל מה שהיה קודם, לבין כל מה שיהיה אחרי.

בנק ישראל הנחה מיידית את הבנקים לקיים הליכי מהימנות עובדים סדורים ותדירים. הבנקים החלו ליישם את ההנחיות כלפי פנים, אך במהרה החלו לדרוש את יישומן גם בצד החברות השונות אשר מספקות להן שירותים במיקור חוץ, ואף התנו את המשך ההתקשרות איתן בכך.

במקביל, ארגונים וחברות נוספות אשר נחשפו לנזקים הכבדים שחווה הבנק למסחר מצד עובדת, הכירו באיום הפנימי ויישרו קו, גם בלי הנחיה רגולטורית מבחוץ.

תו התקן המהימנותי שנוצר הפך להיות יתרון תחרותי ששירת חברות מול לקוחותיהן.

ארגז הכלים בתחום המהימנות

במרוצת השנים האחרונות, המודעות לגבי האיום הפנימי גברה. בהתאם, התרחב והתפתח גם ארגז הכלים בתחום המהימנות.

היום, ארגונים יכולים לבחור מתוך סל שירותים אשר יכול לספק להם פתרונות בהיבט מהימנות העובדים, ובכך לצמצם את הסיכונים בקליטה או בקידום של עובדים.

• מבדק מהימנות ממוחשב – המבדק מקיף מגוון רחב של סימולציות הבוחנות את היושרה של המועמד או העובד, לרבות דגימה של מקרים הקשורים לתפקידיו הקודמים ולקשרים פרובלמטיים. ממצאי מבדק המהימנות מאפשרים לקיים ניתוח סיכונים בסיסי ולהחליט אם נדרש להמשיך את הבדיקה בכלים נוספים, לרוב תשאול מהימנות.
• בדיקת רקע – איסוף אינפורמציה משורה ארוכה של מקורות גלויים וחוקיים בתחום המשפטי, הכלכלי, והרשתות החברתיות. האינפורמציה אותה ניתן לדוג מהמקורות הללו היא רבה, והממצאים מאפשרים לגבש תמונה טובה דיו כלפי האובייקט.
• תשאול מהימנות – שיחה פרונטלית במטרה לבחון את מידות האמינות והיושרה של המועמד, במהלכה נאספים נתונים ופרטים אודותיו, ומתייחסים לגורמי סיכון פוטנציאליים. לרוב, תשאול מהימנות יתקיים לאחר מבדק מהימנות ממוחשב ו/או בדיקת רקע, ואז ניתן גם להצליב ממצאים ולאמת או להפריך את האינפורמציה שהתקבלה ממנו.
• שיחת ממליצים – פנייה למעסיקים קודמים של המועמד, מוטב מנהלי ישירים, וקבלה של חוות דעת לגביו. בשיחה זו ננסה לקבל התרשמות כללית מחד, אבל ננסה להציף גם אירועים חריגים למיניהם מאידך. יש להדגיש, מדובר בממליצים שנבחרים ביוזמת המתשאל, ובמקרים מסוימים אף מאותרים לצורך כך.
• בדיקת פוליגרף – הכלי הכבד ביותר בארסנל, והשימוש בו הוא לרוב בתחקורים למיניהם. בשלב סינון המועמדים השימוש בכלי זה הוא נדיר, אלא במקרים בהם מדובר בגיוס לתפקידים רגישים אשר מחייבים הליך מחמיר.

המלצות

בשלב ראשון, מומלץ לארגונים ליצור מיפוי של ההיררכיה הארגונית תוך פירוט של כל התפקידים בה.

בשלב השני, מומלץ לסווג את התפקידים לפי שתי רמות: רגיש ורגיש+.

בתפקיד רגיש, נקיים הליך מהימנות בסיסי של מבדק מהימנות ממוחשב ואחריו בדיקת רקע. במקרה של ממצאים תקינים, ניתן יהיה לסיים את ההליך ולתת אור ירוק למועמד. במקרה של ממצאים אשר דורשים בירור נוסף ומחמיר יותר, נקיים גם תשאול מהימנות, ובהתאם לממצאים בו נקבל החלטה אודות המועמד.

בתפקיד רגיש+, נקיים הליך מהימנות מחמיר יותר של מבדק מהימנות ממוחשב, בדיקת רקע ותשאול מהימנות. במקרה של ממצאים אשר דורשים בירור נוסף, נקיים גם שיחת ממליצים.

יש לציין, לאור השינויים הטכנולוגיים ובראשם הדיגיטציה, נכון להיום, רוב התפקידים בארגון טומנים בחובם רגישות במידה כזו או אחרת, ורוב התפקידים מגלמים גם פוטנציאל נזק רב לארגון. החל מהמנקה שיש לה גישה למשרדי ההנהלה ויכולה לצלם בהם מסמכים מסווגים כגון מוצרים בפיתוח, אל פקיד שמגלה יחס בוטה או מזלזל כלפי לקוח, מוקלט או מצולם, ואז הארגון סופג קמפיין שיימינג נגדו.

היום, יותר מתמיד, הארגון חשוף לאינספור תרחישים בהם עובד יכול להסב לו נזקים רבים, בשוגג או במזיד. האיום הפנימי הוא איום מסוכן שמחייב טיפול סדור ותדיר.

מקרה בוחן

בחזרה להליך המהימנות של ישראל מהפסקה הראשונה.

הנורות האדומות לגבי מהימנותו נדלקו במהלך התשאול בגין שתי סיבות:

הראשונה, במהלך התשאול התברר שהמועמד השמיט הן מקורות החיים והן מהראיונות תקופה בת שנתיים במהלכה עבד בבנק אחר.

המועמד הסביר שהסיבה בגינה הוא לא ציין את שם הבנק מתפקידו האחרון הייתה קוצר זמן. חברת ההשמה ביקשה ממנו לשלוח את קורות החיים בהקדם, והוא בחר להאריך באותן שנתיים את משך תקופתו בבנק הקודם, ולפיכך הבנק האחרון נשמט.

השנייה, בראיונות הראשונים הוא ציין שבתפקיד מוקדם יותר, בבנק אחר אשר ציין את שמו, הוא בחר לסיים בשל מיצוי. הסיבה הזו הייתה תמוהה לאור זאת שהוא מצוי בתהליך גיוס לתפקיד דומה בבנק שלישי.

לגבי הרצון להשתלב בתפקיד דומה לזה שכביכול סיים בשל מיצוי, אחרי ניסיונות פיצוח חוזרים הוא נשבר והודה שהסיבה האמיתית שבגינה סיים את תפקידו המדובר היא שתי תלונות כלפיו מאת לקוחות הבנק אשר נבדקו ונמצאו מוצדקות. התלונות הצטרפו למקרה חריג שלישי של תקיפה מילולית שלו כלפי עובד אחר. המקרים הללו הובילו לפיטוריו.

לפני כ-20 שנים, מתשאל שחנך אותי בתחום לימד אותי כלל שמלווה אותי גם היום: "לא שאלת – לא ידעת". מבחינתי, כל נורה אדומה מחייבת בדיקה נוספת, לרוב בתשאול ישיר, פנים מול פנים.

בניסיון למצות את התהליך, כראוי לכזה שמתייחס לקריירה ולפרנסה של אדם, ביקשתי לקבל חוות דעת מאת מנהלו הישיר הקודם. לדבריו, מדובר בעובד אינטליגנט, יסודי, אבל ספק אם מתאים לתחום הבנקאי.

לאור כלל הממצאים, כמובן שנאלצתי להמליץ לוותר עליו ולחפש מועמדים אחרים.

סיכום

בשנים האחרונות, נוכח התרבות המקרים בהם עובדים גרמו נזקים כבדים לארגוניהם, הופנמה חשיבות הליכי המהימנות.

כאמור, ארגונים יכולים לבחור מתוך סל שירותים אשר יכול לספק להם פתרונות בהיבט מהימנות העובדים, ובכך לצמצם את הסיכונים בקליטה או בקידום של עובדים.

בניתוח של עלות מול תועלת, נדמה שההוצאה הכספית אשר משולמת כדי לצמצם למינימום את הסיכונים מפני האיום הפנימי, היא נמוכה בהרבה מההוצאה הכספית שתשולם במקרה של גרימת נזק ממנו.

חומרים משלימים:

• מאמר: האויב מבפנים – האיומים, מאת דוד ליטווין
• מאמר: האויב מבפנים – ההגנות, מאת דוד ליטווין ושי זר
• מאמר: אפס אמון נגד האיום הפנימי, מאת טל שר-אל
• מאמר: ניתוח שפת גוף, מאת אלירן לנקרי
• הרצאה: מהימנות עובדים, מאת ליאור שכטר
• הרצאה: הונאות בארגונים גדולים, מאת דניאל גלבוצקי