מאמר זה הוא השני בסדרה של מאמרים המתמקדים בתהליך הגיוס של מנהל לארגון או לחברה, הן מצד המנהל המגייס והן מצד המנהל המחפש.
המאמר הראשון מתמקד בשלב גיבוש הפרופיל הנדרש, הן של המגויס והן של המשרה, וזאת במטרה לקיים בהמשך סינון מקדים מהיר ואפקטיבי לאינספור האפשרויות הקיימות ולצמצם אותן למינימום האפשרי. סינון זה משאיר את הצדדים לבחון כמות אפשרויות רלוונטיות ניתנת להכלה.
בסיום שלב גיבוש הפרופיל הנדרש והסינון המקדים, נוצר הקשר הישיר הראשוני בין הצדדים, בשיחה טלפונית.
דגשים:
- השיחה הטלפונית היא סבב סינון שני ויש להתייחס אליה בהתאם. להבדיל מהתפיסה הרווחת לפיה השיחה הטלפונית מתקיימת רק לצורך תיאום הראיון הפרונטלי, זו ההזדמנות הראשונה של הצדדים לבחון זה את זה ולקבל החלטה לגבי השלב הבא.
- חשוב להקדיש דקות אחדות להכנה, להרצה של תרחישים, לניסוח של שאלות. מאידך, השתדלו לנהל את השיחה בשטף ואל תתנו לצד השני את התחושה שאתם מדקלמים טקסט מוכן מראש. תהיו אתם ותציגו את הדברים בפשטות ובבהירות.
- מינימום פרטים יבשים. המגייס נחשף אליהם דרך קורות החיים, המחפש נחשף אליהם דרך פרסום המשרה. לפיכך, החזרה מיותרת. מלבד הצפה של נקודות הדורשות בירור או הבהרה, מוטב להקדיש את זמן השיחה להיכרות רחבה יותר, כזו שמתייחסת לכתוב בין השורות.
- קשב. למרות הנטייה לדבר ולספר, נסו לתת לצד השני את חופש הדיבור ולהקשיב, בייחוד למסרים ולשאלות אותם הוא בוחר להציף בשיחה מיוזמתו. הבחירות הללו הן שיקוף של הדברים החשובים לו ביותר – מסגרת התפקיד, נפח התפקיד, שכר, אופק קידומי וכו'.
- קליק. בשורה התחתונה, שיחה טלפונית ראשונה בין שני אנשים מסתיימת באינטואיציה. נסו להקשיב לקול הפנימי ולתת לו מקום בהחלטה לגבי ההמשך. שיחה שוטפת תהיה אינדיקציה חיובית לכך שהצדדים משדרים באותו גל ושהתקשורת ביניהם פתוחה.
במקרים בהם שני הצדדים צלחו את סבב הסינון השני זה של זה, השלב הבא בתהליך הגיוס יהיה ראיון פרונטלי, לרוב במשרדי הארגון או החברה. הראיון בין המנהל הישיר לבין המחפש, גם אם מתקיימים שלבים נוספים בהמשך כגון ראיון שני אצל מנהל בכיר יותר או מבדקים למיניהם, יהיה הקריטי ביותר – Go No Go. יש לציין שהמנהל הישיר נדרש לקבל החלטה שבמהותה גדולה יותר מאשר איוש תפקיד ניהולי ספציפי, אלא כזו שתהיה לה אפקט רוחבי יותר בארגון או בחברה, ובמרוצת החודשים גם תיתפס כדוגמה לכושר השיפוט וההחלטה שלו, הן מצד מנהליו והן מצד הכפופים לו.
דגשים:
- רושם ראשוני. המנהל המגייס נדרש להקפיד שהמשרד והשולחן יהיו נקיים ומסודרים ושהגורמים המסיחים ינוטרלו מראש (הפניית שיחות, דלת סגורה). המנהל המחפש נדרש להתייצב בזמן ובלבוש הולם. לחיצת היד והמבט הראשון חייבים להיות בטוחים, אפילו חיוך יתרום לפגישה נינוחות. הדינמיקה בין הצדדים, גם לפני שהמילה הראשונה נאמרה, תייצר את האווירה שתלווה את המשך הראיון.
- האיך לפני המה. ברוב הראיונות, התסריט הוא דומה ומוכר. ברמת גיוס מנהלים, שני הצדדים כבר חוו את הסיטואציה, במקרים קודמים ואפילו בסבב הנוכחי. לפיכך, המילים חשובות אבל האיך חשוב יותר. המגייס חייב להיות קשוב ורגיש לדקויות, לטון הדיבור, לשפת הגוף. הם יחשפו את המה שהמילים אולי מסתירות. המחפש צריך לפרק את המתח והלחץ, אם קיימים, ולהיות בטוח ונינוח, לדבר בפשטות ובבהירות, להישיר מבט.
- שקיפות. מנהלים מגייסים או מנהלים מחפשים, בשל הרצון להתקדם או אפילו 'לנצח', נוטים להפוך את הראיון למכירה ולסגירה. צד אחד רוצה ואולי אפילו חייב לגייס, צד שני רוצה ואפילו חייב משרה, והאינטרס המשותף שלהם יכול להיות גם מוקש. השקיפות חייבת להיות אבסולוטית שהרי במוקדם או במאוחר, אותן נקודות שאחד הצדדים בחר לייפות או להחביא – יתגלו ויובילו לקושי, לאובדן אמון ואף לפרידה. הכנות והאמינות הם הביטוח היחיד של הצדדים לתיאום הציפיות ביניהם ולהתקדמות שיש לה אופק אמיתי.
- פתיחות. השאלות הממוחזרות והנדושות אודות החוזקות והחולשות וכד' מיותרות שהרי התשובות יהיו ממוחזרות ונדושות באותה המידה. המגייס ילמד הרבה יותר אודות המחפש אם יבקש דוגמאות לכישלונות, לחששות, ללחצים וכד'. הדוגמאות שבהן אותן תכונות רצויות באות לידי ביטוי בתפקוד, בתפקידים קודמים, בחיים. המחפש נדרש להשיב באותה פתיחות, ולמרות שהדוגמאות הללו מציגות מקרים שליליים לכאורה, הם גם ישקפו למגייס את היכולת להכיר בהם, לקחת אחריות, ללמוד מהם ולהמשיך, זאת לצד היכולת להשיב בכנות גם לשאלות קשות ומאתגרות באמת. בתפקיד ניהולי המקרים השליליים הללו הם כורח המציאות והמגייס צריך לוודא שיש למחפש את החוסן להתמודד ולהתחשל.
- אופק. תיאום הציפיות בין הצדדים חייב להתחשב גם באופק האפשרי ביניהם. מנהל מגייס חייב לבחון את המחפש בראייה הרחבה של הארגון או החברה, מתוך מחשבה לגבי צורך או אפשרות גם לתפקידי המשך. מגויס לתפקיד ניהולי הרלוונטי היום צריך להיות מתאים גם לתפקיד הניהולי הבא. מצד שני, המחפש חייב לבחון את האופק הפוטנציאלי הצפוי לו, את מסלולי הקידום בארגון או בחברה ואת האפשרויות הרלוונטיות לו. בראיון לתפקיד ניהולי, הצפה של האופק הרצוי בפני המנהל המגייס חשובה ואף מקנה נקודות זכות שהרי יש בה כדי להראות רצינות ושאפתנות.
- ציפיות שכר. במקרים רבים, הפיל שבחדר, ובחלקם, הפיל שבחנות החרסינה. הנחות היסוד הן שהמגייס יכול לשלם שכר בטווח מוגבל מראש, והמחפש מכיר את השכר הסטנדרטי לתפקיד. לפיכך, סבירות גבוהה שהצדדים קרובים זה לזה מלכתחילה. המלצה חמה לשניהם היא, בהנחה שההפרש ביניהם הוא באחוזים קטנים יחסית, להיות גמישים בהיבט זה שהרי התאמה אמיתית של המשרה ושל המגויס היא קשה להשגה. גמישות זו תחסוך מהם משאבים (זמן, אנרגיה, כסף), ובמקרה הצורך ניתן יהיה לפתוח דיון שכר בהמשך.
- ראיון או שיחה. לקראת סיום הפגישה, אינדיקציה מצוינת היא ההרגשה שבשלב מסוים, הראיון הפך לשיחה. במקרה שבו הצדדים מרגישים שהם נפרדו לשלום אחרי שיחה מהנה, ניתן לסמן וי לצד מרבית הרובריקות הקשורות לרמה הבינאישית.
- סיכום, שאלות והמשך. במקרה בו הפגישה מסתיימת בתחושה חיובית מבחינת אחד הצדדים או שניהם, חשוב לנסות לסכם בקצרה את הנקודות החשובות בה, ולו בכדי לחזק את התחושה ולבסס את תיאום הציפיות הראשוני. מוטב להשאיר מקום לשאלות ולצמצם את הספקות שהרי השלב הבא יהיה סגירה, והכרח שזו תקרה בין שני צדדים בטוחים ושלמים.
הגילדה מזמינה את החברים בה להוסיף בתגובות מטה את הדגשים שלהם לתהליך גיוס מנהלים, הן מצד המנהל המגייס והן מצד המנהל המחפש, בשלב השיחה הטלפונית ובשלב הראיון הפרונטלי. במקרה של ביקוש גבוה, ניצור רשימת דגשים שיתופית ונפרסם אותה באתר לצד קרדיטים.
