במישור התקציבי, מנהלי ביטחון נדרשים להתנהל במתח התמידי בין הוצאות שלתפיסתם הן הכרח, לבין הוצאות שלתפיסת המטה הארגוני, במקרים רבים הן מותרות, ובמקרים אחרים אף כבזבוז.
המתח התמידי הזה מתקיים בשל הקושי האובייקטיבי המובנה של מנהלי ביטחון למדוד ולהוכיח את תרומתם לארגון, בטח באורח מקיף ורציף. איך מודדים הרתעה? איך מודדים מניעה? איך מוכיחים שהשקט המבורך שהחברה חווה נשמר בזכות הביטחון, ואחרת הוא היה מופר?
לפיכך, מנהלי הביטחון ניצבים שוב ושוב מול אתגר הצדקת תקציב הביטחון הדרוש להם כדי להבטיח את הגנת הארגון מפני האיומים שניצבים מולו, קל וחומר כשנדרש תקציב ספציפי בנוסף לתקציב השנתי, בגין איתור פרצה אבטחתית חדשה שיש לסגור, הזדמנות, בלת"מ וכד'.
יש לזכור, ההנהלות הבכירות ומחלקות הכספים והרכש בארגונים נאלצות לקבל החלטות תקציביות בשנים של משברים כלכליים, תנודתיות והאטה במשק, וחוסר ודאות כלכלית. ארגונים רבים טרם התאוששו מהשלכות מגפת הקורונה, שגם אם צלחו אותה כלכלית, הותירה אותם מחושבים וזהירים בהרבה. מי שנכווה ברותחין נזהר בצוננים, וחברות רבות נוקטות במדיניות של הידוק חגורה במטרה להיות מוכנים לכל צרה שתצוץ ותסכן את יציבותן הכלכלית.
בהמשך לכך, במהלך השנים האחרונות פרויקטים טכנולוגיים רבים צומצמו, נדחו ואף בוטלו, החל מהקמות ודרך שדרוגים. ארגונים רבים נוקטים במדיניות של סטטוס קוו, ומקצים תקציבים רק במקרים הדחופים והמחויבים ביותר. הוספת מצלמות או גלאים, התקנת תוכנת שו"ב וכד', לרוב נתפסות מבחינת ההנהלה הבכירה או מחלקות הכספים והרכש כהוצאה בלתי מחויבת, בטח ביחס להוצאות שגרתיות שמוכרות להן יותר, ושהתוצר ברור ומוחשי להן יותר.
לפיכך, מנהל הביטחון נדרש במקרים רבים להסתפק בפשרות, ולהתמודד מול האיומים בכלים מוגבלים מבחינתו. מנהל ביטחון יכול לתכנן פרויקט טכנולוגי מקצה לקצה, אבל גורם ארגוני אחר יאשר לו תקציב שמספיק ליישם רק 75% ממנו בלבד. בנוסף, מחלקת הרכש יכולה לפרק את הפרויקט למרכיבים, ולאתר מוצרים דומים אך זולים בהרבה מהמוצרים אותם סימן מנהל הביטחון. שיקולים של יתרונות טכניים, חווית משתמש, תחזוקה שוטפת, רמת שירות, אפשרויות שדרוג וכד' – נדחקים הצידה בשל שיקול המחיר הסופי, ורצון מחלקת הרכש לצמצם הוצאות למינימום ולהוזיל את הפרויקט.
משכך, מנהלי הביטחון וחברות האינטגרציה שמלוות אותם בקידום הפרויקטים הטכנולוגיים, יחד באותה סירה שמנווטת בין הגלים הגבוהים. בשנים קודמות, המשימה הראשית של מנהלי הביטחון וחברות האינטגרציה הייתה להתאים את הפתרונות הטכנולוגיים לצרכים הביטחוניים. בשנים אלו, המשימה המשנית דאז הפכה להיות שווה בחשיבותה – להתאים את הפתרונות הטכנולוגיים גם למסגרת התקציבית.
בימינו, חברות אינטגרציה נדרשות להיות קשובות, בין היתר, גם למצב המשק, גם למצבם הספציפי של החברות איתן היא מלווה בפרויקטים, ולגלות גמישות ויצירתיות גם במתן פתרונות מימון. והנה, לצד מונחים שגורים כגון רזולוציה ושרתים, אנו נחשפים גם למונחים חדשים מהתחום הכלכלי, כגון ליסינג ושכירות.
והנה, הניסיון מלמד שאם יש רצון – יש גם דרך, ומנהלי ביטחון שרוצים לקדם או לשדרג פרויקט טכנולוגי, ולחזק את האבטחה בכלים טכנולוגיים מתקדמים ואפקטיביים, הגם שתקציבם מוגבל ובלתי ישים באופציה המסורתית והקלאסית של רכישה, יכולים היום לבקש מחברות האינטגרציה להציג מסלולי תשלום אלטרנטיביים, וכאמור, גמישים יותר ויצירתיים יותר.
יש לציין, שבמקרים האלו המטרה היא משותפת ומתקיימת זהות אינטרסים – הן מנהל הביטחון והן חברת האינטגרציה רוצים לקדם את הפרויקט הטכנולוגי, ולפיכך צפויה נכונות של שני הצדדים לגבש מסלול תשלום מוסכם.
מסלולי תשלום אלטרנטיביים
– מסלול ליסינג
הקמה או שדרוג של פרויקט טכנולוגי הם לרוב הוצאות גדולות וכבדות תקציבית, בטח כשהתשלומים בודדים וכל אחד מהם בסכום גבוה.
בדומה למסלול הליסינג המוכר ברכישת רכב חדש, כך גם חברות אינטגרציה מאפשרות לארגונים לפרוס את התשלומים לאורך שנות השימוש במוצרים (למשך תקופה מוסכמת מראש), ובכך לספק הקלה תקציבית ותזרימית ללקוח הקצה, כמו גם ביטחון שהרי כלולות בו תחזוקה שוטפת ואחריות.
בנוסף, מסלול זה מאפשר לארגון מרחב תמרון רחב יותר בסיום התקופה, ומנהל הביטחון והגורמים הרלוונטיים יכולים לבחור להחזיר את המוצרים, להשלים את התשלום ולרכוש אותם, או לשדרג אותם.
מסלול הליסינג יכול להתאים גם לפרויקטים טכנולוגיים ברמת השדרוג, לדוגמה:
מנהל ביטחון שברשותו רשת של 32 מצלמות ומכשיר NVR (הקלטה), קיים סקר סיכונים תקופתי במסגרתו נחשף לתורפה חדשה שבגינה רצה להוסיף מצלמות חדשות, לצד תוכנת ניהול ושרת שהתקנתם תאפשר שימוש ביכולות צפייה, אנליטיקה והקלטה מתקדמות בהרבה.
מלכתחילה, האופציה הנגישה יותר תקציבית הייתה לרכוש מכשיר NVR נוסף, אך היא הייתה מאפשרת שימוש מוגבל יחסית במצלמות החדשות, בטח ביחס לאפיון הצרכים הביטחוניים.
במקרה זה, מסלול ליסינג אשר פרס את התשלומים ל-24 חודשים התכנס למסגרת התקציבית והתזרימית שהכתיב הארגון, והשאיר את הדלת פתוחה לשדרוגים נוספים בגמר התקופה.
– מסלול שכירות
שכירות היא אופציה נוספת לפרוס את התשלום לאורך תקופה ממושכת ובכך לספק הקלה תקציבית ותזרימית ללקוח הקצה, אבל בניגוד לליסינג בסופה של התקופה מרחב התמרון מצומצם, ולרוב יש להחזיר את המוצרים.
מסלול השכירות מתאים ומומלץ בייחוד לפרויקטים טכנולוגיים זמניים, קצובים, שבהם התשתיות והציוד בלתי רלוונטיים לאחר הגמר, לדוגמה:
משרדים זמניים בהם החברה מתמקמת לפרק הזמן הדרוש לסיום הבנייה של המשרדים החדשים, שטח אחסון זמני בשטח מת במרלו"ג בשל מצוקת מקום במחסנים הקיימים, אתרי בנייה ושיפוצים, אירועים המוניים ממושכים כגון פסטיבלים וכד'.
חשוב לזכור, גם אתרים זמניים נדרשים באבטחה, ובמקרים רבים אף יותר מאתרים קיימים שהרי בהם התורפות והפרצות הן רבות יותר ומאתגרות יותר.
שימוש נוסף במסלול השכירות הוא גם לטובת פיילוט ממושך של פרויקט טכנולוגי מתוכנן, במטרה לבחון את המוצרים ואת האפקטיביות שלהם בתנאי אמת. שכירות מאפשרת בחינה אופטימלית מבלי להתחייב לטווח ארוך, ובכך מצמצמת סיכונים.
במקרים האלה, מומלץ לשכור חלק מציוד הליבה, לדוגמה רישיונות ניהול, מכשירי הקלטה, שרתים וכד', ובכך לספק פתרון זמני ונקודתי שההוצאות בגינו מצומצמות יחסית.
– מסלול ציוד מחודש
בשל מגבלות תקציביות, פרויקט טכנולוגי יכול להיתמך גם בציוד מחודש, בכולו או בחלקו, ובכך לצמצם את ההוצאה שהייתה נדרשת ברכש של ציוד חדש.
הציוד הטכנולוגי היום, בזכות הקידמה שאנו חווים בשנים האחרונות, הוא באיכות גבוהה, מתוחזק באורח שוטף ובנוי לספק תוצרים ברמה גבוהה למשך שנים רבות. השימור ארוך הטווח מקנה את האפשרות לשימוש חוזר.
בהמשך לכך, האופציה לרכוש פריט מחודש כזה או אחר היא תקפה, שהרי המפרט הטכני שלו, כמו גם התוצרים, הם במקרים רבים זהים, ותואמים את האפיון המקורי.
– מסלול שותפות
במקרים מסוימים, בטח של ארגונים שכנים אשר חולקים טריטוריה משותפת, ובהתאם גם איומים וצרכים ביטחוניים, ניתן ליזום שותפות בהקמה או בשדרוג של פרויקט טכנולוגי ובכך לחלוק גם את ההוצאות.
לדוגמה, שני אתרי בנייה שצמודים זה לזה יכולים ליזום ביחד פרויקט טכנולוגי, שלפחות חלקו יהיה בשימוש משותף (לדוגמה, מצלמות בנתיב חדירה הכרחי למתחם, מצלמת PTZ שתותקן בגדר המשותפת, מוקד אנליטיקה וכו'). אגב, במקרה הזה ניתן לחלוק גם בשומר הפיזי או בסיור אשר ידלגו בין האתרים.
בנוסף, שני לקוחות בפרויקט טכנולוגי משותף הם גם כוח קנייה חזק יותר, ומסוגלים להשיג תמחור זול יותר.
– מסלול מיקור חוץ
רכיבים מסוימים בפרויקט טכנולוגי, כגון מוקד אנליטיקה או מוקד צופה, יכולים להיות זולים יותר (ואפקטיביים יותר) אם הם משולמים לספק שירותים. מיקור חוץ מאפשר חיסכון רב בהוצאות הקמה והוצאות שוטפות של המוקד והציוד הנדרש, ובייחוד של כוח האדם.
סיכום
מנהל ביטחון הוא תפקיד מאתגר במובנים רבים, אשר מאז ומתמיד היה בין האחרונים בשרשרת המזון הארגונית, בטח בהקצאת תקציבים.
הטלטלות הכלכליות שחווה המשק בשנים האחרונות הזריק לארגונים רבים מנות של זהירות וקשיחות, אשר מקשות אפילו יותר בקידום פרויקטים למיניהם, בטח פרויקטים טכנולוגיים שמחייבים הוצאות גבוהות.
לפיכך, מנהל הביטחון, לצד שותפיו בקידום הפרויקטים כגון חברות האינטגרציה, נדרשים להקדיש יותר זמן ומחשבה כדי להבטיח שהפתרונות הנדרשים מתאימים, או לפחות ברי התאמה, למסגרת התקציבית של הארגון.
במאמר זה סקרנו שורה של מסלולי תקצוב גמישים ויצירתיים, אשר בחירה באחד מהם או יותר, יכולה להיות כלי אפקטיבי בידי מנהל הביטחון כדי לממש את חזונו.
תכנים משלימים:
- הרצאה | 'ניהול תקציב ביטחון', משה רוזנטולר
- הרצאה | 'ניהול פרויקטים טכנולוגיים', שגיא לרון
- הרצאה | 'ניהול פרויקטים טכנולוגיים', איל שגיא
- הרצאה | 'הביטחון כיחידה עסקית', אילן ביטון
- בלמ"ס – פודקאסט הגילדה | 'מיצוב מנהל הביטחון', שי זר ושחר גולדברג מארחים את קובי מור
- הרצאה | 'מיצוב מנהל הביטחון בארגון', רחלי גמרסני
- מאמר | 'מקום האבטחה בארגון', ניר רן
- הרצאה | 'מנהל הביטחון החדש', שי זר
